【仕事が早くてミスがない人の秘密】周囲と差をつける「7つの習慣」

「仕事が早い人は、やっぱり違う…」

周りの人と自分を比べて、ため息をついていませんか？

「締め切りに追われてばかりで、焦ってミスをしてしまう」
そんな経験、誰にだってありますよね。

でも、安心してください！

仕事が早くてミスが少ない人は、特別な才能を持っているわけではありません。

この記事はこんな悩みを抱えている人におすすめです。

さらに、仕事のスピードアップとミス削減に効果的な「マインドセット改革」や「成長を促進する学び続ける姿勢」についても紹介します。

もしあなたがこれらの悩みを抱えているなら、この記事をぜひ最後まで読んでみてください。きっと、仕事の効率を上げ、ミスを減らすためのヒントが見つかるでしょう。

1. 仕事が早くてミスがない人の5つの特徴

仕事ができる人には、いくつかの共通した特徴があります。まずは、その「5つの特徴」を見ていきましょう。

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1.1. 優れた時間管理能力を持つ

仕事が早い人の最大の特徴は、時間管理能力に優れている

仕事が早くてミスがない人は、1日24時間を効果的に使い、無駄な時間を極力減らしています。

例えば、優先順位をつけてタスクを整理したり、集中できる時間帯を把握して重要な仕事を割り当てたり。また、「締め切り」を意識して逆算で計画を立てるのも、仕事が早くてミスがない人の特徴。

時間管理のコツは、自分の生産性が最も高い時間帯を把握し、その時間に最も重要なタスクを集中して行うことです。朝型の人なら朝一番に、夜型の人なら夕方以降に重要な仕事を集中して行うといった具合です。

そのため、1日のスケジュールを綿密に立て、優先順位の高いタスク(*1)から順番に取り組むなど、戦略的に時間を使っています。

(*1)タスク…ここでは「仕事」や「作業」を指します。

1.2. プロセスの効率化に常に注目している

「もっと効率的にできないか？」

仕事ができる人は、常に仕事の進め方を見直し、改善しようとします。

例えば、毎週行う報告書作成の手順を見直し、テンプレートを作成したり、自動入力機能を活用したりすることで、作業時間を短縮します。また、よく使う機能やファイルへのショートカットを作成するなど、小さな工夫を積み重ねることで、全体の作業効率を向上させています。

1.3. 高い集中力を維持できる

集中力が途切れれば、仕事の質は低下し、ミスも増えがち。

仕事が早くてミスがない人は、一度に複数の業務をこなす「マルチタスク」を避け、目の前の業務に集中して取り組む「シングルタスク」を徹底。

また、集中力を高めるための自分なりの方法を確立しているのも特徴です。

集中力を維持するコツは、自分に合った環境づくりと、適度な休憩を取ること。無理に長時間集中し続けるのではなく、短い時間で集中と休憩を繰り返すことで、持続的な高パフォーマンスを実現できます。

Ｑ　休憩時間は法律で決まっていますか？

Ａ　労働基準法第34条で、労働時間が6時間を超え、8時間以下の場合は少なくとも45分。8時間を超える場合は、少なくとも1時間の休憩を与えなければならない、と定めています。

出典：厚生労働省

1.4. アウトプット志向のマインドセットがある

仕事ができる人は、完璧主義ではありません。

「まずは行動を起こし、結果を出す」という意識が強く、行動に移すことを重視しています。

もちろん、質も大切ですが、「完璧を求めすぎて、行動できない」という状況に陥らないように注意しています。

アウトプット志向になるためには、以下のような意識をしてみましょう。

このマインドセットを持つことで、より効率的に仕事を進められるようになります。

1.5. 自己肯定感と自己効力感が高い

自己肯定感(*2)と自己効力感(*3)は、仕事のパフォーマンスに大きく影響

仕事ができる人は、積極的に行動し、失敗を恐れずにチャレンジし続けます。

そして、たとえ失敗しても、それを成長の機会と捉え、次に活かそうとするポジティブな思考を持っています。

特徴を理解して、少しずつ仕事や私生活に取り入れていくことで、あなたも仕事が早くてミスがない人に近づけます。

次のセクションでは、仕事が早くてミスがない人が無意識のうちに実践している7つの習慣について詳しく見ていきましょう。

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2. 仕事が早くてミスがない人が無意識にやっている「7つの習慣」

仕事が早くてミスがない人は、日々の業務の中で特定の習慣を身につけています。仕事が早くてミスがない人の習慣は、今まで生活してきた中で経験から自然と身についたものが多く、本人も意識していない場合があります。ここでは、そんな「無意識の習慣」を7つに分けて解説します。

2.1. 準備力：万全の準備で「効率」と「正確性」を両立

「仕事の質 = 準備力」

仕事が早くてミスがない人の第一の習慣は、徹底的な準備です。仕事が早くてミスがない人は、事前の準備に時間をかけることで、実際の作業時間を大幅に短縮し、同時にミスも減らしています。

2.1.1. デスク周りは常にスッキリと整理整頓

整理整頓された環境は、作業効率を上げ、ミスを減らす大きな要因となります。仕事ができる人のデスクを見ると、常にきれいに片付いているのが特徴。

2.1.2. 必要な情報は事前に収集しておく

仕事が早いくてミスがない人は、必要な情報を事前に収集し、すぐに取り出せるよう整理しています。作業中に情報を探す時間が省け、効率的に仕事を進められます。

もし、会議やプレゼンなどの重要な仕事の前には、事前に必要な情報を集めておきましょう。

どんな資料が必要なのか、どんな質問が出そうなのかなどを事前に考えておくことで、当日スムーズに行動できます。

2.1.3. ToDoリストでタスクを可視化する

仕事が早くてミスがない人は、ToDoリストを効果的に活用

タスクを可視化することで、優先順位をつけやすくなり、重要な仕事を見落とすリスクも減ります。

ToDoリストは、アプリじゃなくても紙のノートでも構いません。大切なのは、自分にとって使いやすい方法を選ぶこと。

次は、集中力を高める習慣について見ていきましょう。

2.2. 集中力：無駄をなくし、目の前の仕事に集中する技術

仕事が早くてミスがない人の第二の習慣は、高い集中力を維持する技術

仕事が早くてミスがない人は、効率的に仕事を進めるために、さまざまな工夫をしています。

2.2.1. マルチタスクは厳禁！シングルタスクで集中力を高める

多くの人は「マルチタスク」をすることで効率が上がると考えがちですが、実は逆効果。仕事ができる人は、一度に一つのタスクに集中することの重要性を理解しています。

一度に多くのことをしようとせず、「ひとつのことに集中する」ことを意識しましょう。

2.2.2. ルーティンワークを確立し、効率を上げる

仕事が早い人は、日々の業務の中でルーティンワークを確立

同じ作業を毎回同じ順序で行うことで、効率が上がり、ミスも減ります。

ルーティンワークを確立するコツは、自分に合った方法を見つけ、それを習慣化すること。最初は意識的に行動する必要がありますが、続けているうちに自然と身についてきます。

2.2.3. 集中できる環境を作る

仕事ができる人は、自分が最も集中できる環境を理解

仕事が早くてミスがない人は集中できる環境を整えることで、集中力が高まり、作業効率が大幅に向上します。

2.2.4. ポモドーロテクニックを活用する

ポモドーロテクニックを実践する際は、スマートフォンのアプリやパソコンのソフトウェアを活用すると便利。

次は、仕事が早くてミスがない人の三つ目の習慣、「報連相」について見ていきます。コミュニケーションは仕事の質を大きく左右する重要なポイント。

2.3. 報連相：「ミス」を防ぎ、「信頼」を築くコミュニケーション術

「報連相」とは、「報告・連絡・相談」の略で、ビジネスにおける基本的なコミュニケーションスキル。仕事が早くてミスがない人は、報連相を効果的に行い、情報の共有を円滑にし、ミスを未然に防いでいます。

2.3.1. 報告は結論ファーストで簡潔に

忙しい上司や先輩は、長い報告を聞きたいとは思いません。

報告する際は、「結論」を最初に伝え、その後で詳細を説明するよう心がけましょう。

例えば、「プロジェクトAの進捗報告です。予定通り来週の金曜日に完了の見込みです。現在、最終チェックを行っており、特に問題は発生していません。」というように、簡潔に要点をまとめます。

2.3.2. 連絡はこまめにする

仕事ができる人は、必要な情報を適切なタイミングで共有することを心がけています。連絡をこまめに行うことで、チームの連携がスムーズになり、ミスや行き違いを防ぐことができます。

2.3.3. 相談はためらわずに

仕事ができる人は、必要に応じて相談することをためらいません。問題が大きくなる前に早めに相談することで、ミスを未然に防ぎ、より良い解決策を見つけることができます。

報連相を効果的に行うことで、チーム内の信頼関係が強化され、仕事の質と速度が向上します。また、情報の共有が適切に行われることで、ミスのリスクも大幅に減少します。

次は、仕事が早くてミスがない人の四つ目の習慣、「段取り力」について見ていきましょう。効率的な仕事の進め方は、全体の生産性を大きく左右します。

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2.4. 段取り力：業務を効率化する「段取り術」をマスター

段取り力とは、仕事の手順を考え、効率的に進めるために必要な力のこと

段取り八分とはよく言ったもので、段取り次第で仕事の成功は決まると言っても過言ではありません。

「段取り」とは、仕事を効率よく進めるための準備や計画のことを指します。仕事が早くてミスがない人は、この段取りの力に長けています。

2.4.1. 仕事の全体像を把握する

効率的に仕事を進めるためには、まず全体像を把握することが重要。仕事が早くてミスがない人は、与えられたタスクの「目的や背景、関係者、締め切り」などを十分に理解してから作業に取り掛かります。

2.4.2. スケジュール管理を徹底する

仕事が早くてミスがない人は、細かなスケジュール管理を行っています。仕事が早くてミスがない人は、タスクごとに所要時間を見積もり、優先順位をつけて効率的なスケジュールを組みます。

例えば、1週間の予定を立てる際は、まず重要なミーティングや締め切りのあるタスクを入れ、その後で他の作業を効率よく配置していきます。また、1日の終わりに翌日の予定を確認し、必要に応じて調整を行います。

2.4.3. 逆算思考で行動する

「いつまでに、何を終わらせるべきか」

仕事が早くてミスがない人は、目標から逆算して計画を立てる「逆算思考」を活用しています。逆算思考により、「必要な作業と時間」を明確にし、効率的に目標達成へと導きます。

例えば、1ヶ月後に提出する報告書の作成であれば、「提出日」「最終チェック」「ドラフト作成」「資料収集」などの主要ステップを設定し、それぞれの期限を逆算して決めていきます。

次は、仕事が早くてミスがない人の五つ目の習慣、「確認習慣」について見ていきましょう。最終チェックの重要性は、多くの人が理解していながら、忙しさのあまり省略してしまいがちです。しかし、この習慣こそが、ミスを防ぐ最後の砦となるのです。

2.5. 確認習慣：「うっかりミス」をなくすための最終チェック

どんなに仕事ができる人でも、人間である以上、ミスはつきもの。

しかし、「確認」を習慣化することで、ミスの発生率を大幅に減らせます。

仕事が早くてミスがない人は、確認作業を習慣化しています。仕事が早くてミスがない人は、作業の最後に必ず確認の時間を設け、細心の注意を払ってチェックを行います。この習慣により、「うっかりミス」を大幅に減らせます。

2.5.1. ダブルチェックを徹底する

ダブルチェックとは、同じ内容を異なる視点や方法で2回チェックすること。

仕事ができる人は、重要な書類や成果物に対して、必ずダブルチェックを行います。

2.5.2. 指差し確認でミスを防ぐ

指差し確認は、注意力散漫によるミスを防ぐ効果

特に、確認項目が多い場合や、重要な作業を行う際は、指差し確認を徹底しましょう。

指差し確認は、目で見て、指で指し、声に出して確認する方法です。指差し確認は、鉄道業界や製造業で広く使われており、ミス防止に高い効果があります。

2.5.3. 第三者の視点を取り入れる

自分では気づかないミスも、第三者に見てもらうことで発見できる

2.6. 自己管理力：パフォーマンスを最大化する「心身の健康管理」

「体の疲れは、心の疲れ」

心身ともに健康な状態を保つことは、質の高い仕事をする上で非常に重要です。

2.6.1. 睡眠時間を確保する

質の高い睡眠は、集中力や判断力、創造性などの認知機能を高めるために不可欠です。仕事ができる人は、十分な睡眠時間を確保することを優先しています。

2.6.2. 適切な休息時間を確保し、集中力を維持する

長時間労働は、集中力や生産性を低下させます。

定期的に休憩を取り、リフレッシュすることが大切です。

2.6.3. 適度な運動をする

適度な運動は、ストレス発散や健康維持に効果的

軽い運動でも構いません。

2.7. 学び続ける姿勢：「成長」が「仕事の質」を高める

「今の自分に満足しない」

常に成長しようとする意欲を持つことが、仕事の質を高めることにつながります。

2.7.1. 新しい情報や技術を積極的に学ぶ

仕事ができる人は、自分の専門分野に関連する新しいスキルや知識を積極的に習得しようとします。彼らは、業界のトレンドや新しいテクノロジーに常にアンテナを張っています。

2.7.2. 失敗から学び、次に活かす

失敗は、決して恥ずべきことではありません。

むしろ、失敗から多くを学び、次に活かすことが大切。

3. 仕事のスピードアップとミス削減のためのマインドセット改革

「ミスが怖い」「自信がない…」

ネガティブな気持ちでは、本来の実力を発揮することはできません。

まずは、考え方を変えてみましょう。

3.1. ポジティブ思考を培い、チャレンジ精神を持つ

「どうせ無理だ…」

そう考える前に、まずはやってみましょう。

失敗を恐れずに、積極的にチャレンジしていくことが大切。

3.2. 自己肯定感を高め、自信を持って仕事に取り組む

「自分なんて…」

そんな風に自分を卑下することはありません。

あなたは、あなたにしかできない仕事があります。

自信を持って、仕事に取り組みましょう。

3.3. 常に学習し、スキルアップを目指す姿勢を持つ

「今のままでいい」

そう思ったら、成長は止まってしまいます。

常に学び続ける姿勢を持つことが、仕事の質を高めることにつながります。

仕事が早くてミスがない人　Q and A

4. まとめ：仕事が早くてミスがない人になるための実践ポイント

この記事では、「仕事が速くてミスがない人の7つの習慣」を紹介しました。

これらの習慣を身につけることで、あなたも「仕事ができる人」に生まれ変わり、周囲から頼られる存在になることができるでしょう。

仕事が早くてミスがない人がやっているポイントを踏まえ、今日からできることから実践していきましょう。